【丰国说法】12个细节提示，律师函不是你想发，想发就能发 2022-11-07
作者：周奥诺 律师
律师函是律师接受当事人的委托就有关事实或法律问题进行披露、评价，进而提出要求以达到一定效果而制作、发送的专业法律文书。在很多民商事纠纷中，律师函可以达到震慑、说服对方当事人，从而以较低的时间、金钱、精力成本快速化解争议的效果。因此，在日常咨询中，不少当事人会提出代发律师函的委托请求，那么在律师函的委托、制作、发送过程中，有哪些注意事项呢？对此，浙江丰国律师事务所周奥诺律师总结如下：
一、委托人身份核对与利益冲突审查
和诉讼法律服务一样，在接受发函委托前，有必要要求委托人提供身份证复印件或加盖委托人公章的委托人的营业执照及法定代表人身份证复印件，并通过企查查等尽调网站进行核实，尤其在接受陌生客户委托时，这一点更加重要，避免出现冒名委托发函的情况。同时，还需要核对被发函对象的主体信息，注意委托人提供的被发函对象的名称是否准确，主体是否适格，是否已经更名或者已经注销，从而和委托人确认双方主体身份。此外，由于律所每年都有大量客户，可能被发函对象正是或曾经是本所其他律师的客户，因此，还需要进行利益冲突审查，避免出现利益冲突。
二、分析委托人的委托事项是否适宜发律师函
委托人通过委托律师发律师函进行自我救济一般适合于普通民商事纠纷，对于一些标的额小，当事人不愿意立即进行诉讼的案件，发律师函不失为一种较为快捷、成本较低的救济途径。但并不是所有事情都适合发律师函，比如对于涉及人身关系、情感纠纷的案件，如离婚、子女抚养等纠纷发函往往会引起对方强烈的反感和抵触情绪，影响到双方后续协商和调解质量，因此这类案件在一般情况下并不适宜发律师函。
三、发律师函要选择恰当的时机
也不是所有的时机都适合发函。我认为委托发律师函应该是委托人在提起诉讼前的最后一个救济途径，换而言之，发律师函的条件，一是可以搜集的证据均已基本固定，否则发函反而可能打草惊蛇，使对方提高警惕，造成此后的取证困难；二是双方已经协商失败或者谈判陷入僵局，随时准备起诉，这是因为发律师函本身表达了委托人的一种要通过法律途径解决争议的态度，这和发函前的协商氛围还是会有一定的区别，这一点还是有必要与委托人进行说明。此外，律师函并不具有强制执行力，对于一些客观上已无协商可能的案件，发函只会引起对方更加的警觉和对诉讼的准备，此时，与其发函，不如直接起诉。
四、以书面形式固定委托人陈述
律师函是以律所和律师的名义签发的，当律师函本身所要传达的是委托人所提供的事实以及委托人对被发函对象的要求。不论是电话沟通还是微信等聊天沟通，都有可能由于口头表达的即时性而产生委托人的表述偏差或者律师的理解偏差。而如果由于上述原因而导致律师函所述的相关事实和要求违背委托人的本意，或者由于未及时书面固定委托人的陈述而导致双方委托人在发函后和律师对发函内容发生争议，都有坑对给律师带来执业风险。因此，我个人一般会在办理委托手续的时候请委托人自己写一下案件的基本事实和发函要求以及委托人和被发函对象的联系人、联系地址、联系方式，指定收款账号等，或者制作谈话笔录，并由委托人盖章或签名捺印。而上述材料既是律师函撰写时的重要参考依据，也可以弥补纯双方口头交流的不足。
五、引导委托人理性提出发函诉求
律师函是一类专业的法律文书，我认为发律师函的目的不是宣泄情绪或者漫天要价，而是通过严谨的事实梳理和有理有利有节的法律分析，说服对方，解决争议。这个发函目标决定了我们的在律师函中向对方提出的诉求不宜明显有悖于法律的规定或者明显缺乏事实依据。否则，不仅会降低律师函的说服力，也无法让对方委托人重视和尊重我方的要求。因此，有必要对委托人进行必要的法律解答和引导。但与此同时，我们最终还是要充分尊重委托人的意见并且在律师函中注明“本律师函不得被理解为委托人对权利的放弃或对义务的增加”等兜底说明。以便在后续可能发生的诉讼中变更、增加相关诉求。
六、重视证据材料与委托人陈述的比对核实
律师函是以律所和律师的名义发的，不论从律师函本身的严谨性还是防范各方风险的角度，我们都应该在梳理委托人陈述的同时，引导委托人提供相关证据并进行全面的审查。甚至可以说，客观证据比委托人的陈述更加重要，因为当事的记忆和表达可能会存在偏差。如果证据与委托人陈述不符，则应与委托人进行核对和确认，如果根据证据，委托人除已经提出的要求外，还可以主张其他诉求（如逾期利息、违约金等），也应征询委托人的意见。因为委托发律师函一般也具有中断诉讼时效的功能，有些委托人可能发函一段时间后才会起诉，如果这个时候由于未及时提出全部诉求，而导致某些诉求在起诉时候已经经过诉讼时效，则不利于委托人的权利保障。
七、重视法律检索和法律依据梳理
法律分析是律师函最重要的内容之一。在梳理完事实、证据、诉求后，我们还需要明确委托人的请求权基础。简单地说，我们是根据哪部法律，哪个条款向对方提出我们的主张，这里的法律依据应该是明确且准确的，否则不仅会大大降低律师函的说服力，也会有损律师的专业形象。因此，在进行法律分析时，我们有必要对相关法条进行再次检索，避免引用已经失效、变更或者不适用于本案的法条。此外，我们还可以进行案例检索，了解被发函对象的相关涉诉案件，如果在此之前已经存在于我有利的裁判文书，亦可以参考相关的裁判说理。
八、律师函的行文应注意措辞
有些委托人和律师为了发挥律师函的威慑作用，可能会在律师函中出现一些威胁性甚至攻击性的表达，但律师函之所以有别于委托人自行发的催告函，是因为律师函是由专业的法律服务机构中专业的法律从业人员发出的专业法律文书，律师函的威慑力也在于律师函的专业性。因此，我认为律师函的措辞应是中肯、客观，有理有利有节的，律师函的法律分析应是法言法语。毕竟，如果委托人只是要威胁对方，或者谴责对方，完全可以发函，而无需委托律师。此外，某些过激的言论或者不实的表述也不能排除被对方追究名誉侵权风险，亦值得我们注意。
九、既要有“余地”，也要有“限期”
律师函的撰写依据毕竟是委托人单方陈述和委托人单方提供的证据，由于双方信息的部队称，我们无法排除律师函所述的事实与客观事实不符的可能，因此，我们在律师函中应注明律师函所依据的事实及证据系由委托人提供，且委托人已承诺对其真实性、完整性、准确性负责，但并不排除被发函对象与委托人对客观事实的认知有所出入的可能。允许被发函对象对律师函的内容提出异议或者对委托人的要去提出其他意见。但为了加快双方的谈判进度，应在律师函中注明委托人要求对方回函的期限以及不予回复的后果。
十、律师函也要有“衣装”
这里所说的“衣装”指的是一些排版等文书中的细节，这些细节很容易被忽略。如期所述，律师函的发函目的是表明态度，说服对方，解决争议。心理学研究表明，一份外观整洁、排版清爽的文书往往比一份密密麻麻，层次不清的文书的说服力更强。因此，我们不妨也重视一些“细功夫”。我一般习惯在相关文书页眉添加律所的LOGO，律师函标题前加律所名称，在页尾插入页码和总页数。在排版上避免字体过小或行距过于紧凑，对于具体的格式要去，也可以参考人民法院文书样式要求。同时，还要尽量避免签字页单独成页，如果签名页被单独排到另一页上，可以考虑适当调整律师函的内容，让语言更加精炼或者适当缩小行间距。在多页律师函中，为了避免律师函内容被对方调换，还应加盖骑缝章。
十一、发函前的再次核对和修改调整
律师函撰写完成后，一定要交由委托人仔细核对律师函的全部内容，包括文末所留的委托人的联系方式，了解委托人的修改意见，避免律师函内容和委托人的陈述或意见不一致。我认为此时应该与委托人说明仔细核对的必要性，引起委托人的重视，避免律师函内容中出现对委托人不利的自认。
十二、律师函的邮寄
在发函前，我们有必要核对委托人提供的被发函对象的联系方式，如果委托人提供的地址与律师所查询到的对方工商注册地址不一致的，也应和委托人再次进行核对，避免送达失败。直到委托人全面确认律师函的全部内容后方可安排发函。在邮寄律师函时。还要注意留存律师函副本，选择EMS特快专递，同时在快递面单上注明委托人与发函内容，避免对方事后否认收到函件或否认函件的内容。
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